Veel te veel papieren documenten van klanten op je kantoor liggen? Wij hebben dé oplossing!

Je kent het wel. Je komt op je werk toe en daar zie je het. Een hele stapel papieren die jij moet beginnen te sorteren.

De papieren blijven maar toekomen in je kantoor, en je kantoor is niet meer ordelijk door allemaal die papieren.

Wij hebben dé oplossing! Namelijk paperless werken!

Maar nu vragen jullie jullie af.. hoe moet je nu in godsnaam paperless werken?

1. Wat is paperless werken?

We hebben laptops, smartphones,.. we hebben dus alle mogelijkheden om paperless te werken. Wanneer we zonder papieren werken, is dit beter voor het milieu, het is efficiënter en sneller. Je bespaart ook op je kantooruitgaven, want als je geen papieren moet afdrukken. Paperless werken is dus een werkomgeving waar er geen papieren documenten meer worden gebruikt, of waar het gebruik van papieren documenten gedaald is. Documenten worden geconverteerd naar een digitale vorm ( vb van scanner naar computer)

2. Hoe paperlesss werken?

Je kan paperless werken door deze stappen te volgen.

- Stap 1:

Maak mensen bewust: Hou bij wie wat afdrukt. Stuur een maandelijkse rapport naar alle collega’s en vraag hen de komende tijd extra op hun printgedrag te letten.

- Stap 2:

Verminder het aantal printers.

- Stap 3:

Vraag aan je bank en leveranciers om facturen digitaal te versturen. Zo krijg je al heel wat minder papieren documenten op kantoor.

- Stap 4:

Ga digitaal: Bespreek met je baas dat je voortaan alle documenten digitaal opmaakt, bewaart en verzendt. ook officiële documenten en facturen!

Door alles te digitaliseren kun je bovendien meer automatismen in je werking inbouwen én documenten gemakkelijker terug vinden en delen met andere mensen/klanten/bedrijven.

Nog vragen of tips?

We horen het graag.

Mariska & Delphine

#Tools