Business Etiquette

Mariska Piecq & Delphine Chevalier
25 mei 2015
3 minuten om te lezen

Op professioneel vlak is het heel erg belangrijk om goede brieven te kunnen schrijven.

Daarom gaan we jullie nu enkele tips geven over de algemene schrijfetiquette.

1. Afzender en geadresseerde(n)

Afzender

Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld.

Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval:

de (bedrijfs)naam het volledige (post)adres telefoonnummer faxnummer (indien aanwezig) e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver) websiteadres

Tussen de postcode en de plaatsnaam staat in Belgische brieven één spatie.

Je schrijft de gemeente volledig met hoofdletters en in de officiële taal van die gemeente.

Geadresseerde

Het adres van de geadresseerde: specifieke vermeldingen (Aangetekend, Drukwerk, Luchtpost, Expresse, Persoonlijk), geadresseerde, functie en afdeling, de naam van het bedrijf of de organisatie, straat en nummer of postbusnummer, postcode en gemeente, land.

Elke regel begint met een hoofdletter.

Wees bij de naam van de geadresseerde zo volledig mogelijk. Begin met De heer of Mevrouw, gevolgd door eventuele titels en de voorletters of de voornaam. Als het geslacht van de ontvanger onbekend is, gebruik dan De heer of mevrouw.

De aanduiding T.a.v. (ter attentie van) voor de naam van de geadresseerde is overbodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is.

Tussen de postcode en de plaatsnaam staat één spatie en de plaatsnaam wordt volledig in hoofdletters geschreven.

2. Datum en kenmerk

In gewone lopende tekst en bovenaan in een brief heeft 14 april 2015 de voorkeur. De verkorte notatie krijgt streepjes of punten: 14-04-2015, 14.04.2015. In een internationale context of wanneer er op de datum gesorteerd moet kunnen worden, is de volgorde omgekeerd: 20150414, 2015-04-14.

3. Onderwerp

De woorden ‘onderwerp’ of ‘betreft’ hoef je niet te gebruiken. Het onderwerp kan benadrukt worden door het te cursiveren, vet te drukken of te onderstrepen.

4. Aanhef

Als je de familienaam en het geslacht niet kent:

- Geachte heer of mevrouw

- Geachte heer, geachte mevrouw

- Geachte heer

Geachte mevrouw

- Geachte heer, mevrouw

Opgelet! Na het bijvoeglijk naamwoord Geachte moet er altijd een zelfstandig naamwoord volgen. Gebruik dus niet Geachte als aanspreking.

Je kan ook nog op andere manieren verwijzen naar de lezer:

- Geachte klant

- Geachte collega

Opgelet!De aansprekingen L.S. (lectori salutem) en Mijne heren zijn verouderd.

Als je de familienaam niet kent, maar wel het geslacht:

- Geachte heer

- Geachte mevrouw

Als u het geslacht niet kent, maar wel de naam:

- Geachte heer of mevrouw Janssens

Als je de familienaam en het geslacht kent:

- Geachte heer Janssens

- Geachte mevrouw Peeters

- Geachte heer en mevrouw Jacobs

Als je de lezer in een bepaalde functie wilt aanspreken:

- Mijnheer de voorzitter

- Mevrouw de kabinetschef

- Mijnheer de directeur

5. Brieftekst

Het eerste woord van de eigenlijke brieftekst moet met een hoofdletter beginnen.

Zorg voor een duidelijke indeling van de brief: gebruik alinea's die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een witregel.

6. Slotgroet

Scheid de slotformule door één witregel van de eigenlijke tekst.

Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is formeel.

Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de familienaam van de persoon die tekent. Bij namen die zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt kunnen worden (Bijvoorbeeld Jo, Kim, Dominique) kan je Mevrouw of De heer voor de naam toevoegen.

Onder de naam vermeld je eventueel de functie van de afzender. De functiebenaming begint met een hoofdletter.

Voorbeeldbrief